Kontorsflytt i Stockholm – flytt av hela kontoret

En kontorsflytt omfattar planering, packning, bärhjälp, transport och uppställning av ett helt kontor på den nya adressen. Det första momentet är en kartläggning av antal arbetsplatser, möbler, arkiv och utrustning samt hur lokalerna ser ut. Möbler och kartonger märks upp per avdelning eller rum, så att allt hamnar rätt vid uppställningen.

Skrivbord och hyllor som är för stora för trappan plockas isär och monteras ihop igen på plats. Serverskåp och känslig it-utrustning hanteras varsamt och transporteras stående och säkrat. Arkiv och pärmar packas i kartonger som märks, så att ordningen behålls i den nya lokalen. Kontorsstolar, skärmar och sladdar samlas så att varje arbetsplats kan ställas upp komplett.

Tunga föremål som kassaskåp, kopiatorer och maskiner flyttas med pirra och rätt teknik. Vägen ut och in planeras, och hiss, trappor och portar mäts mot de stora föremålen. På den nya adressen ställs möbler och arbetsplatser upp enligt en planerad placering. Materialet som ingår är kartonger, packmaterial, filt, remmar och pirra.

Trösklar, nivåskillnader och hissens maxlast vägs in, så att inget fastnar på vägen. En flytt läggs ofta utanför arbetstid, så att verksamheten störs så lite som möjligt. Vid behov magasineras möbler eller arkiv som inte ska med direkt. Flytten dokumenteras med en möbel- och utrustningslista, så att inget glöms.

En kontaktperson håller ihop uppdraget, från kartläggning till färdigt kontor. Efter flytten tas emballage och material om hand, så att den nya lokalen lämnas ren. Både en enkel flytt mellan två plan och en flytt mellan två adresser utförs på samma planerade sätt.

Vissa kontor har utrustning som kräver extra planering, som stora konferensbord, höj- och sänkbara skrivbord eller tunga arkivkaruseller. Ett höj- och sänkbart skrivbord kopplas från el och plockas isär om det är för stort för vägen ut. Arkivhyllor och kompaktarkiv töms och demonteras innan de kan flyttas, och monteras ihop igen på plats.

Whiteboards, skärmar och tavlor skyddas med filt så att ytan inte repas. Växter, lampor och lösa inventarier packas för sig och märks tydligt. En receptionsdisk eller en inbyggd möbel kan behöva lossas innan den kan tas ut. Hur mycket som behöver demonteras avgörs i kartläggningen av lokalen.

En kontorsflytt går till i en bestämd ordning, från kartläggning till att personalen kan arbeta i den nya lokalen. Det börjar med en genomgång av antal arbetsplatser, utrustning, åtkomst och när flytten ska ske. Utifrån det läggs en plan och ett tidsfönster, och ett pris lämnas innan bokning. Inför flytten märks möbler och kartonger upp, och personalen packar sina egna arbetsplatser eller får hjälp.

På flyttdagen demonteras det som behöver tas isär, och allt bärs ut i planerad ordning. Serverskåp och it-utrustning hanteras varsamt och transporteras säkrat. Tunga föremål som kassaskåp flyttas med pirra och rätt teknik. Allt transporteras till den nya adressen och bärs in enligt märkningen. Möbler monteras ihop och arbetsplatserna ställs upp på sina platser.

Serverskåp och utrustning placeras där de ska stå, redo för inkoppling. En planritning över den nya lokalen gör att placeringen blir rätt direkt. Behöver hiss bokas eller en gata spärras ordnas det inför uppdraget. Hela uppdraget hålls ihop av en kontaktperson, från kartläggning till avslut. Eftersom arbetet pågår dygnet runt kan flytten läggas till kväll eller helg.

Efter uppställning kontrolleras att inget saknas enligt listan. Emballage och material tas om hand, så att lokalen lämnas ren. Priset bekräftas innan arbetet börjar, så att inget tillkommer i efterhand utan överenskommelse. En tydlig plan och märkning gör att flytten går snabbt och att verksamheten snart är igång.

En kontorsflytt skiljer sig från en vanlig bohagsflytt genom att verksamheten ska kunna fortsätta med så kort avbrott som möjligt. Därför planeras ordningen så att det viktigaste kan kopplas in och användas först i den nya lokalen. It-utrustning och servrar hanteras varsamt, och personal för inkoppling kan samordnas med flytten.

En tidig kartläggning gör att kran, hiss och bemanning kan bokas i god tid. Ju tydligare märkning och planritning, desto snabbare hamnar allt rätt. Mindre justeringar i den nya lokalen, som att ta bort en dörr, kan spara tid under flytten.

En kontorsflytt behövs när ett företag eller en organisation ska byta lokal och ta med sig möbler och utrustning. Den vanligaste situationen är en flytt till en större eller mindre lokal när verksamheten förändras. Ett företag som växer kan behöva fler arbetsplatser och flytta till en lokal med mer yta.

En omorganisation inom samma byggnad kan innebära att avdelningar flyttas mellan våningar. Vid en renovering kan kontoret behöva tömmas tillfälligt och sedan flyttas tillbaka. Ett nytt kontor som ska möbleras kräver att möbler och utrustning levereras och ställs på plats. Tecken på att hjälp behövs är många arbetsplatser, tunga föremål eller en flytt som ska gå snabbt.

Ett försök att flytta ett helt kontor på egen hand tar ofta längre tid och stör verksamheten mer. När flytten måste ske utanför arbetstid är dygnet-runt-arbete en fördel. Vid en avveckling kan möbler och utrustning magasineras, forslas bort eller skänkas. Står tunga föremål som kassaskåp eller serverskåp i vägen hanteras de i samma uppdrag.

Tidpunkten styrs av verksamhetens behov, och flytten läggs gärna till en helg. Akuta behov går att lösa dygnet runt, i mån av tid. Antal arbetsplatser och mängd utrustning avgör bemanning och tid. En kort beskrivning av lokal, antal arbetsplatser och adresser räcker för ett första besked. Behöver du bara råd om hur en kontorsflytt lämpligast planeras går det att höra av sig i förväg.

Planeringen är det som avgör hur smidig en kontorsflytt blir, eftersom många delar ska hänga ihop på kort tid. En möbel- och utrustningslista gör att inget glöms, och en planritning gör att allt hamnar rätt direkt. Serverskåp och känslig utrustning märks särskilt och hanteras varsamt. Behöver flera avdelningar flyttas bestäms ordningen så att verksamheten störs så lite som möjligt.

Företag kan fakturera uppdraget, och en kontaktperson håller ihop hela flytten. En tidig genomgång av båda lokalerna gör att rätt bemanning och utrustning är på plats från start.