Avdragsgill flytt för företag – vad gäller?

Vad avses med avdragsgill flytt för företag

Ett företag som flyttar sin verksamhet kan ha många olika kostnader: transport, packning, nedmontering, tillfälliga lokaler, magasinering, ny skyltning och mycket mer. Hur varje post ska behandlas varierar, och det är bra att redan i planeringsstadiet fundera på hur kostnaderna ska fördelas i bokföringen, så att du slipper sortera allt i efterhand.

Huvudregeln är att utgifter som uppstår i näringsverksamheten och som behövs för att förvärva eller bibehålla inkomster kan dras av. Men det som avgör i praktiken är hur utgiften klassificeras. Vissa kostnader behandlas som direkta driftskostnader som bokförs det år de uppstår, medan andra kan räknas som investeringar i en tillgång och behöva skrivas av över flera år. Därför går det inte att ge ett enkelt ja eller nej utan att känna till detaljerna.

I den här artikeln går vi igenom frågan på ett allmänt plan. Vi är en flyttfirma och inte skatterådgivare eller revisionsbyrå, så texten ska ses som en orientering, inte som skatterådgivning. Reglerna kan ändras, och därför bör du alltid kontrollera uppgifterna hos Skatteverket eller prata med en redovisningskonsult eller revisor som känner till ditt bolag.

Flyttkostnader som ofta är driftskostnader

Många av de kostnader som uppstår vid en företagsflytt är av löpande karaktär. Det gäller bland annat själva flytttjänsten, packning, tillfällig magasinering, bortforsling av gamla möbler och kostnader för att flytta kontorsutrustning och arkiv. Sådana utgifter behandlas ofta som driftskostnader, men bedömningen beror alltid på sammanhanget och hur bolaget redovisar sina kostnader.

Det finns även andra poster som hör ihop med flytten. Dubbel hyra under en övergångsperiod, kostnader för att säga upp avtal i förtid, flytt av IT och telefoni samt tryckning av nya brevpapper och visitkort är exempel på saker som kan uppkomma. Om de ska behandlas som drift eller något annat avgör bokföringen, så spara fakturor och underlag noga och notera vad varje utgift avser.

Tänk på att kostnaden måste ha ett tydligt samband med verksamheten. Privata inslag, som när en ägare blandar företagets flytt med sin egen privata bostadsflytt, kan inte dras av på samma sätt. Dela därför alltid upp fakturor så att det framgår vad som avser företaget och vad som avser privat. Det underlättar både bokföringen och en eventuell granskning i efterhand.

Fundera också på hur flytten påverkar momsen. Reglerna för ingående moms beror på verksamhetens art, och om bolaget bedriver momspliktig verksamhet kan momsen på flytttjänsten ofta dras av, medan det ser annorlunda ut för verksamheter som är undantagna från moms. Även detta bör bekräftas med revisorn eller Skatteverket innan du bokför fakturan.

Läs mer om Kontorsflytt →

Kostnader som kan kräva särskild behandling

Alla utgifter vid en flytt är inte rena driftskostnader. Om flytten innebär att du köper in ny inredning, nya maskiner eller gör större ombyggnader i lokalen kan det röra sig om inventarier eller byggnadsrelaterade åtgärder. Sådana utgifter kan behöva skrivas av över tid i stället för att dras av direkt. Reglerna om inventarier, mindre värde och förbättringsutgifter är detaljerade, och gränserna uppdateras av Skatteverket, så kontrollera aktuella uppgifter.

Hyresgästanpassningar är ett annat exempel. Om du bekostar ombyggnad av en hyrd lokal kan behandlingen skilja sig beroende på vad som görs, vem som äger det och hur länge avtalet gäller. Likaså kan ersättning som du får från hyresvärden eller en tidigare hyresgäst påverka hur kostnaden ska redovisas. Spara avtal och korrespondens så att revisorn kan göra en korrekt bedömning.

I sådana fall är det extra viktigt att be om råd innan arbetet påbörjas, eftersom många beslut är svåra att ändra i efterhand.

Skillnaden mellan företag och privatperson

Det är lätt att blanda ihop företagsregler med de regler som gäller privatpersoner. Det gäller däremot inte på samma sätt för företag, eftersom ett företags utgifter hanteras inom näringsverksamheten och inte som en skattereduktion för hushållet.

För enskilda näringsidkare kan gränsen mellan privat och företag vara extra otydlig. Om bostaden och verksamheten ligger på samma ställe, eller om du bedriver verksamhet från hemmet, behöver du särskilja vad som är privat och vad som hör till verksamheten. Skatteverket har information om detta, och det lönar sig att läsa den aktuella vägledningen innan du bokför.

Det kan också hända att en och samma person har både ett företag och en privat flytt samtidigt, till exempel när en egenföretagare flyttar både bostad och verksamhet under samma period. Då ska uppdragen hållas isär från början, med egna offerter och fakturor. Läs den om du även ska flytta privat och vill förstå vad som skiljer reglerna åt, men tänk på att privata och företagsmässiga flyttar bör faktureras och bokföras var för sig. Be din flyttfirma om separata fakturor om du kombinerar uppdragen.

Läs mer om Kontorsflytt →

Bokföring och dokumentation inför revisor

Spara offerter, avtal, fakturor och betalningsbevis, och notera på varje underlag vad utgiften avser och vilket datum arbetet utfördes. En faktura bör vara tydlig med vad som utförts, vem som utfört det och bolagets organisationsnummer och uppgift om F-skatt, så att den uppfyller kraven för bokföring.

Kontrollera att leverantören är godkänd för F-skatt innan du anlitar den. Det går att göra på Skatteverkets webbplats. Är du osäker på ett belopp eller en post ska du fråga din revisor innan bokföringen låses.

Gör gärna en kostnadsöversikt för flytten med kategorier som transport, packning, magasinering, installationer och nyinköp. Då blir det lättare att se vad som är löpande kostnader och vad som kan kräva särskild behandling, och revisorn får ett bra underlag att utgå ifrån. Spara även bilder och protokoll om något skadas eller förloras under flytten, eftersom en sådan händelse kan påverka både försäkringsärende och bokföring.

Så hjälper Tunggruppen med flytt och tydliga underlag

Du får pris innan arbetet startar, och fakturan visar vad som utförts så att din revisor enkelt kan bedöma hur kostnaderna ska bokföras. Vill du få separata fakturor för olika delar av flytten, till exempel kontorsflytt, magasinering och bortforsling, så går det att ordna.

Uppdragen utförs av Flytteliten i Stockholm AB, org.nr 556762-1122, godkänt för F-skatt, vilket du kan kontrollera hos Skatteverket. Vi arbetar i Stockholm med omnejd, dygnet runt, och har egen kranbil om utrustning eller möbler behöver lyftas.

Planerar du en kontorsflytt kan du läsa vår checklista som hjälper dig att hålla ordning på moment och tidplan. Behöver du frågor besvarade om själva flytten är du välkommen att höra av dig. För skattefrågor hänvisar vi till Skatteverket och din revisor, som kan svara på hur reglerna gäller i just din situation och som har tillgång till de senaste uppgifterna.

Vi svarar gärna på praktiska frågor om vad som ingår i uppdraget, hur arbetet läggs upp och vilka underlag du kan få, så att din redovisning blir så enkel som möjligt.