Checklista för kontorsflytt: så planerar du från första dagen till färdigt kontor

Börja med ansvar, tidplan och budgetram

Den första punkten på varje checklista är att utse en projektansvarig. Det behöver inte vara chefen, men personen måste ha mandat att fatta beslut och tillräckligt med tid för uppgiften. Samla sedan en liten grupp med en representant från varje avdelning, så att behov och farhågor fångas upp tidigt. Utan tydligt ansvar landar detaljerna hos den som råkar märka dem, och det är sällan den som borde ha ansvaret.

Sätt därefter en tidplan som utgår från det datum du ska lämna den gamla lokalen och det du får tillträde till den nya. Räkna bakåt och lägg in delmål för beslut om inredning, IT, flyttfirma, information till personal och kunder samt slutstädning. Viktiga beslut tar ofta längre tid än du tror, särskilt om flera personer ska godkänna dem. Kontrollera även hyresavtalets villkor för återställning av lokalen och uppsägningstid.

Gör en budgetram som inkluderar flytt, IT-installation, nya möbler, skyltar, tryckt material, dubbelhyra under överlappningsperioden och oförutsedda utgifter. Be flyttfirman om ett pris innan arbetet startar och jämför vad som ingår, till exempel packhjälp, montering, bortforsling och extra bärhjälp.

Pris beror vanligtvis på volym, tillgänglighet, våningsplan och avstånd, så ju bättre underlag du lämnar desto säkrare blir offerten. Sätt också av en liten reserv för sådant som dyker upp i sista stund, som extra kartonger, parkeringsavgifter eller behov av ytterligare bärhjälp. En reserv gör att du slipper förhandla om budgeten mitt i projektet.

Inventera möbler, utrustning och arkiv

Gå igenom lokalen rum för rum och notera allt som finns: skrivbord, stolar, förvaring, mötesbord, kopiatorer, skärmar, whiteboardtavlor, köksutrustning och dekor. Ta sedan ställning till varje sak. Ska den med, ska den säljas, skänkas eller återvinnas? En flytt är ett lämpligt tillfälle att rensa bort utslitet och sådant som ingen har använt på åratal, och varje möbel som inte följer med minskar både flyttkostnad och packningsarbete.

Mät den nya lokalen och rita en planlösning innan du bestämmer vad som ska placeras var. Kontrollera att större föremål faktiskt går genom dörrar, hissar och trapphus. Tunga eller skrymmande saker som kassaskåp, stora skrivbord och förvaringssystem kan kräva särskild planering och ibland extra utrustning. Dokumentera allt med foton och mått så att flyttpersonalen vet exakt vart varje sak ska.

Arkiv och pappersdokument är en egen fråga. Kontrollera vilka handlingar som du är skyldig att spara och hur länge, och gallra resten på ett säkert sätt. Material med personuppgifter ska hanteras enligt dataskyddsreglerna, vilket innebär att det inte får bli liggande i öppna lådor eller kastas i vanliga sopor. Märk arkivkartonger tydligt med innehåll, avdelning och mottagande rum, och låt känsliga handlingar flyttas i låsta behållare.

Läs mer om Kontorsflytt i Stockholm →

Förbered IT, telefoni och övrig teknik i tid

IT är den del av en kontorsflytt som oftast avgör hur snabbt verksamheten kommer igång igen. Börja med att kartlägga vad som finns: datorer, skrivare, nätverksutrustning, servrar, telefonsystem, säkerhetssystem, passerkontroll och skärmar. Ta reda på när uppkopplingen till nya lokalen kan installeras, eftersom leveranstiden för fiber och andra anslutningar ofta är lång. Beställ i god tid och bekräfta installationsdatum skriftligt.

Planera hur varje arbetsplats ska se ut: antal eluttag, nätverksportar, skärmar och headsets. Märk kablar och utrustning så att de kan kopplas ihop på rätt sätt efter flytten. Se till att säkerhetskopior är gjorda och testade före flytten, och att någon ansvarar för att servrar och känslig utrustning flyttas separat och med rätt skydd. Läs gärna vår guide om hur du flyttar IT och servrar säkert vid kontorsflytt.

Glöm inte kringtjänster som larm, passersystem, kaffemaskiner, städavtal, internetleverantör och eventuella molntjänster som kräver ny adress eller ny nätverkskonfiguration. Ha en lista med kontaktuppgifter till samtliga leverantörer under flyttdagen, så att felsökning går snabbt om något inte fungerar. Testa uppkopplingen på nya kontoret redan dagen innan folk kommer, om du har möjlighet.

Informera personal, kunder och myndigheter

Kommunikation är en del av flytten som lätt hamnar sist, trots att den påverkar hur väl planen följs. Informera personalen tidigt om datum, ny adress, vägbeskrivning, parkering och hur arbetsplatserna fördelas. Berätta också vad de själva ska göra: packa personliga saker, tömma skrivbordsförvaring, märka egna föremål och ta hem sådant de inte vill riskera att flyttas. En intern checklista för varje anställd minskar antalet frågor under själva flyttdagen.

Externa parter behöver få veta om flytten i god tid. Det gäller kunder, leverantörer, banker, försäkringsbolag, myndigheter, hyresvärd och posttjänster. Uppdatera adressen hos Bolagsverket och Skatteverket enligt deras anvisningar, och kom ihåg webbplats, e-postsignaturer, visitkort, fakturamallar och profiler på sociala medier. Skicka gärna ut en påminnelse några veckor före flytt och en bekräftelse efteråt.

Om flytten innebär att verksamheten ligger nere under en period bör du i förväg tala om när du är nåbar igen och hur brådskande ärenden hanteras. Telefonomstyrning, ett tydligt autosvar i e-post och en notis på webbplatsen gör att kunderna vet vad de kan förvänta sig. Det är mindre jobb än att svara på samma fråga många gånger.

Be också ansvariga i varje avdelning att bekräfta att de har tagit del av informationen, så att ingen missar tidpunkten för när arbetsplatsen ska vara tömd.

Läs mer om Kontorsflytt i Stockholm →

Packa, märk och planera flyttdagen

Börja packa i god tid, men låt arbetsmaterial och sådant som används dagligen stå kvar till sist. Använd stabila flyttkartonger av rätt storlek och packa tungt i små lådor och lätt i stora. Märk varje kartong med avdelning, rum på nya kontoret och gärna en löpande nummerserie så att inget försvinner. Färgkoder är ett enkelt sätt att få bärpersonal att direkt förstå var lådan ska stå utan att läsa små texter.

Boka flyttfirma så tidigt som möjligt, särskilt om flytten ska ske vid månadsskifte, då efterfrågan ofta är högre. Ta fram en detaljerad körplan med ordning för lastning, vilka våningar och rum som tas först, var bilarna får stå och vem som är kontaktperson vid båda adresserna. Reservera hiss, lastplats och eventuella tillstånd för parkering. Många kontorsflyttar sker kvällar och helger för att minimera avbrott, så fråga vilka tider som går att få.

Under flyttdagen behöver du en ansvarig på varje adress. Den som står på gamla kontoret ser till att allt blir tömt och avprickat, och den som står på det nya vägleder bärandet och kontrollerar att rätt saker hamnar i rätt rum. Ha en plan för oväntade hinder som trasig hiss, stängd väg eller försenad leverans. Läs mer om hur lång tid flytten tar och hur du undviker driftstopp i vår artikel om tidsåtgång.

Avsluta flytten och få hjälp av Tunggruppen

När lastbilarna är tömda är flytten inte klar. Gå igenom det nya kontoret med din checklista: står möblerna enligt planen, fungerar nätverk, telefoni och skrivare, är nycklar och passerkort delade och är nödutgångar, brandsläckare och skyltning på plats. Notera skador direkt och dokumentera med foton, så att de kan hanteras mot flyttfirman eller hyresvärden inom rimlig tid. Boka även besiktning och slutstädning av den gamla lokalen enligt hyresavtalet.

Efter flytten är det klokt att ta en intern avstämning efter ett par veckor. Vad fungerade, vad tog längre tid än väntat och vad ska göras annorlunda nästa gång? Samla svaren i ett kort dokument. Det är värdefullt om verksamheten växer eller flyttar igen, och det visar personalen att deras synpunkter tas på allvar.

Tunggruppen drivs av Flytteliten i Stockholm AB, org.nr 556762-1122, godkänt för F-skatt som du kan kontrollera hos Skatteverket. Vi hjälper till med kontorsflytt i Stockholm med omnejd, dygnet runt, och du får pris innan vi startar. Vi kan ta både packning, lastning, bärhjälp, montering och bortforsling av det som inte ska med, och med egen kranbil klarar vi även lyft där trapphuset inte räcker. Berätta om lokalen och tidsramen så föreslår vi ett upplägg.