Flytta IT och servrar säkert vid kontorsflytt

Kartlägg IT-miljön innan du planerar flytten

Allt börjar med en lista över vad som faktiskt finns. Notera servrar, lagringsenheter, switchar, routrar, brandväggar, trådlösa accesspunkter, telefonsystem, skrivare, datorer, skärmar och övriga enheter. Anteckna också hur de hänger ihop: vilka kablar går vart, vilka portar används och vilka tjänster körs på varje server. En enkel skiss över nätverket sparar mycket tid när allt ska kopplas ihop igen på nya platsen.

Ta även reda på vilka system som är kritiska för verksamheten och hur länge de kan vara nere. Ett bokningssystem, en kunddatabas eller ett ekonomisystem kan ha helt andra krav än ett internt filarkiv. Det avgör i vilken ordning saker flyttas och om du behöver tillfälliga lösningar. Kontrollera dessutom licenser, garantivillkor och supportavtal, eftersom en del tillverkare kräver att flytt sker enligt anvisning för att garantin ska gälla.

Involvera den som sköter IT, internt eller externt, så tidigt som möjligt. Den personen vet vilka beroenden som finns och kan upptäcka sådant som en vanlig flytthandledning missar, till exempel fasta IP-adresser, VPN-uppsättningar och domänkonfiguration. Läs vår checklista för kontorsflytt för att se hur IT-delen passar in i helheten, och vår artikel om tidsåtgång för att planera när varje steg ska ske. Sammanställ allt i ett enkelt dokument som alla inblandade har tillgång till, så att ingen behöver gissa vilken enhet som är kritisk.

Säkerhetskopiera och testa att återställning fungerar

Säkerhetskopian är din viktigaste försäkring, men den är bara värdefull om den fungerar. Gör en fullständig kopia av data i god tid före flytten och förvara den på en separat plats, gärna både lokalt och i molnet. Gör sedan en ny kopia kort före nedstängning så att ändringar från sista dagarna inkluderas. Dokumentera när kopian togs och var den finns.

Det mest försummade steget är att testa återställning. Många upptäcker först när något har gått fel att kopian är ofullständig eller inte går att läsa. Välj ett antal filer eller en testdatabas och återställ dem på en annan maskin för att säkerställa att processen fungerar. Gör detta i god tid, så att du hinner åtgärda eventuella brister före flyttdagen. Ett bra riktmärke är att kunna visa att ett fåtal slumpvis valda filer och minst en databas går att öppna från kopian på en annan dator.

Tänk också på lösenord, krypteringsnycklar och licensnycklar. Känsliga uppgifter ska lagras på ett säkert sätt och inte på lösa papperslappar som kan försvinna under flytten. Om disker är krypterade bör du säkerställa att du har tillgång till nycklarna oberoende av enheterna. Personuppgifter ska skyddas enligt dataskyddsreglerna även när de lagras på flyttbara medier eller transporteras.

Läs mer om Kontorsflytt i Stockholm →

Stäng ned, demontera och märk upp utrustningen

Stäng ned system i rätt ordning enligt tillverkarens anvisningar. Normalt innebär det att tjänster och virtuella maskiner stoppas först, därefter servrarna och till sist nätverksutrustningen. Skriv ner ordningen så att samma sekvens kan användas i omvänd riktning vid uppstart. Ta bort disker eller moduler endast om tillverkaren rekommenderar det, och följ då anvisningarna noga.

Märk allt innan kablar dras ur. Använd etiketter som visar vilken enhet och vilken port varje kabel hör till, och ta gärna foton av baksidan på utrustningen innan den demonteras. Numrera racken och placeringen i skåpet, så att allt kan monteras tillbaka i samma ordning. Kablar som lossas bör buntas ihop och packas med respektive utrustning, inte i en gemensam låda där de blandas.

Notera serienummer och skick på de viktigaste enheterna. Det underlättar vid en eventuell skadereglering och gör att du kan kontrollera att allt kommit fram. För datorer och skärmar räcker det med att märka varje enhet med användarens namn eller arbetsplatsnummer, så att den kan placeras rätt direkt vid utpackningen.

Packa och transportera känslig utrustning

Servrar, lagringssystem och nätverksutrustning ska packas så att de skyddas mot stötar, vibrationer, fukt och statisk elektricitet. Originalförpackningar är ofta ett bra alternativ om de finns kvar, annars används kraftiga kartonger med stötdämpande material eller särskilda flyttlådor. Hårddiskar och andra rörliga delar är extra känsliga för stötar, så de bör hanteras varsamt och aldrig staplas utan skydd.

Tunga serverskåp och rack kräver rätt lyftutrustning och minst två personer. Fråga flyttfirman hur de hanterar sådana föremål och om de har erfarenhet av teknisk utrustning. Det är en fördel om servrar och nätverk körs i separat bil eller på en särskild plats i lastutrymmet, där de kan spännas fast ordentligt och inte får andra föremål ovanpå sig. Temperaturen i bilen bör vara rimlig, eftersom kyla och värme kan påverka elektroniken.

Känsliga saker flyttas ofta separat från övrigt bohag, antingen före eller efter huvudflytten, och med en ansvarig person som följer med. Tunggruppen kan transportera teknisk utrustning och har egen kranbil för sådana fall där tunga skåp inte går att bära genom trapphus. Berätta vilka mått och vikter det rör sig om, så att rätt resurser tas med och pris kan lämnas innan arbetet startar. Meddela även om utrustningen ska flyttas under en tidpunkt när byggnaden är tom, vilket ofta är lugnare för känslig hantering.

Läs mer om Kontorsflytt i Stockholm →

Installation och uppkoppling på nya kontoret

När utrustningen kommer fram börjar arbetet med att få allt att fungera. Kontrollera först att lokalen är redo: eluttag, kyla, nätverksportar och eventuella serverrum ska vara på plats. Servrar och nätverksutrustning behöver ibland stå stilla en stund efter transport innan de startas, särskilt om temperaturen ändrats kraftigt. Läs tillverkarens anvisningar om hur länge det gäller.

Starta upp i omvänd ordning mot nedstängningen: nätverk först, därefter lagring och servrar, och sist tjänster och klienter. Kontrollera varje steg innan du går vidare, eftersom ett fel som upptäcks tidigt är betydligt enklare att åtgärda än ett som upptäcks när alla system redan är igång. Använd dina foton och märkning för att koppla rätt kabel till rätt port. Testa att internetanslutningen fungerar, att servrar syns i nätverket och att säkerhetskopior kan köras i den nya miljön.

Ta också hand om fysisk säkerhet. Serverrum ska kunna låsas, och passerkort och larm ska vara aktiverade. Obehöriga bör inte kunna nå utrustningen under installationen. Se till att brandskydd och eventuell reservkraft fungerar enligt kraven för verksamheten. Dokumentera slutresultatet med nya foton och uppdatera nätverksskissen så att den stämmer med verkligheten. Spara också ändrade lösenord och åtkomstuppgifter på ett säkert sätt, inte i ett öppet dokument.

Slutkontroll och hjälp av Tunggruppen

Innan personalen kommer ska du ha en testplan. Logga in på ett urval arbetsplatser, öppna delade filer, skriv ut, ring via telefonsystemet och kontrollera att e-post, molntjänster och särskilda program fungerar. Notera avvikelser och åtgärda dem i prioritetsordning, med de system som verksamheten är beroende av först och mindre kritiska tjänster därefter. Låt någon vara tillgänglig första arbetsdagen för att snabbt hjälpa till med oväntade problem.

Gör också en uppföljning efter några veckor. Kontrollera att säkerhetskopior körs, att loggar inte visar återkommande fel och att inga enheter saknas. Skadas något under flytten, anmäl det enligt flyttfirmans och försäkringens villkor så snart som möjligt, med bilder och serienummer som underlag. Uppdatera inventarielistan med den nya placeringen.

Tunggruppen drivs av Flytteliten i Stockholm AB, org.nr 556762-1122, godkänt för F-skatt som du kan kontrollera hos Skatteverket. Vi hjälper kontor i Stockholm med omnejd att flytta teknisk utrustning, dygnet runt, och du får pris innan vi startar. Vi bär, lastar och transporterar med hänsyn till känslig utrustning, men tar inte över ditt IT-ansvar: konfiguration och nätverksinstallation sköts av den som ansvarar för din IT.

Berätta vad som ska flyttas så föreslår vi upplägg. Ju tidigare vi får uppgifterna, desto bättre kan vi anpassa tider, bemanning och eventuell kranbil efter just din utrustning och din byggnad.