Hur lång tid tar en kontorsflytt och hur undviker man driftstopp?

Vad avgör hur lång tid kontorsflytten tar

Det finns ingen enda siffra som gäller alla kontor, eftersom tiden styrs av flera faktorer som samverkar. Antalet arbetsplatser och mängden utrustning är den mest uppenbara. Ett litet kontor med tio skrivbord och några skåp kan ofta flyttas på en dag, medan ett kontor med hundra arbetsplatser, arkiv, serverrum och mötesrum kräver betydligt mer tid och fler personer. Därtill påverkar sådant som hur mycket som ska packas av personalen och hur mycket flyttfirman packar själv.

Åtkomsten i båda byggnaderna spelar också stor roll. Tillgång till lastkaj, godshiss och närliggande parkering gör att lastningen går snabbt. Saknas de blir bärvägarna längre och bilarna får stå längre tid. Våningsplan, trånga trapphus, tidsbegränsad hissanvändning och regler i fastigheten påverkar tiden, och därför är det klokt att ta reda på villkoren hos hyresvärden i förväg. Avståndet mellan adresserna har betydelse, men är ofta mindre avgörande än tillgängligheten.

Slutligen påverkar förberedelsegraden mer än de flesta räknar med. Ett kontor där allt är rensat, märkt och packat före flyttdagen flyttas snabbare än ett där personalen packar medan bilen väntar. Även IT-delen och montering av möbler på nya adressen tar tid och bör planeras som en egen del. Vår checklista för kontorsflytt går igenom förberedelserna steg för steg.

En realistisk tidplan från beslut till färdigt kontor

Tänk på kontorsflytten som ett projekt med flera faser. Planeringsfasen innehåller beslut om ny lokal, hyresavtal, budget, inredning och val av flyttfirma, och tar ofta längst tid. För större kontor kan den sträcka sig över månader, eftersom inredning, nätverk och tillstånd har leveranstider. För mindre kontor kan den ofta klaras på ett fåtal veckor om besluten fattas snabbt.

Därefter följer förberedelsefasen, där inventering, gallring, kommunikation, packning och IT-planering sker. Här påverkas tiden av hur många som deltar och hur tydliga instruktionerna är. Själva flytten, alltså lastning, transport och avlastning, är oftast den kortaste delen och kan ske över en kväll, en helg eller flera dagar för stora verksamheter. Slutligen följer etableringsfasen med uppkoppling, justeringar och avstämning som kan ta några dagar.

Räkna bakåt från datumet då du måste lämna den gamla lokalen och lägg in en marginal. Många kontor har dubbelhyra under en kort period just för att kunna flytta i etapper utan stress. Om du saknar den möjligheten bör du vara extra noggrann med planeringen, eftersom ett försenat leveransdatum för nätverk eller möbler annars kan innebära att verksamheten står stilla.

Läs mer om Kontorsflytt i Stockholm →

Så undviker du driftstopp under flytten

Driftstopp uppstår när personalen inte kan arbeta, och det händer oftast av tre skäl: IT och telefoni fungerar inte, arbetsplatserna är inte klara eller det finns inte tydlig information om vad som gäller. Det går att minska alla tre. Börja med att fasa flytten, så att inte hela verksamheten stannar på en gång. Flytta till exempel avdelning för avdelning, eller låt en grupp arbeta hemifrån dagen då deras utrustning flyttas.

Ett annat knep är att flytta på kvällar och helger. Då påverkas arbetsdagen minimalt, och personalen kan komma till ett färdigt kontor på måndagsmorgonen. Det förutsätter god förberedelse, tillgång till lokalerna och att flyttfirman kan arbeta på de tiderna. Tunggruppen arbetar dygnet runt, vilket gör det möjligt att lägga flytten när den stör minst. Pris lämnas innan arbetet startar, så att du kan väga kostnad mot förlorad arbetstid.

Gör en enkel risklista med frågor som: vad händer om hissen står still, om nätverket inte kommer på plats i tid, eller om en leverans av möbler försenas? Ha en plan B för varje punkt, till exempel tillfälliga arbetsplatser, mobilt internet som reserv eller en extra bil. Det mesta går att lösa om det upptäcks i tid, men blir dyrt och stressande om det upptäcks mitt under flytten. Skriv ner riskerna, ge varje punkt en ansvarig och stäm av listan en vecka före flytten och dagen innan.

IT och telefoni avgör när ni är igång igen

För de flesta kontor är det IT-uppkopplingen som avgör när arbetet kan återupptas. Datorer och skärmar går att flytta på någon timme, men nätverk, servrar, telefonsystem och molnkopplingar måste vara på plats och testade. Beställ bredband och eventuell fiber så snart du vet ny adress, eftersom leveranstiderna kan vara långa och sällan går att påskynda. Bekräfta installationsdatum skriftligt och ha en reservlösning om det drar ut.

Planera vad som ska flyttas först. Ofta är det klokt att flytta servrar och nätverksutrustning i ett tidigt skede, så att de hinner installeras och testas medan resten av kontoret fortfarande packas. Gör säkerhetskopior före flytten, kontrollera att de går att återställa och märk kablar och portar så att uppkopplingen går snabbt. Läs gärna vår separata guide om att flytta IT och servrar säkert.

Under själva flyttdagen bör en IT-ansvarig finnas på plats vid den nya adressen och en vid den gamla. Hen kontrollerar att utrustning kommer fram intakt och att allt fungerar innan personalen kommer. När arbetsplatserna är klara är det en bra idé att köra ett kort test: logga in, skriv ut, ring och öppna delade filer.

Det som fungerar innan måndagen behöver inte felsökas när alla vill börja arbeta. Spara testprotokollet, eftersom det snabbt visar om ett fel uppstod under flytten eller fanns sedan tidigare.

Läs mer om Kontorsflytt i Stockholm →

Flyttdagen: körplan, ansvar och kommunikation

En körplan är ett dokument som beskriver vilka rum som töms i vilken ordning, hur bilarna lastas, var de står och vem som tar emot dem. Den ska innehålla namn och kontaktuppgifter till ansvariga på båda adresserna, tider för hiss och lastplats samt en plan för hur kartonger och möbler placeras i det nya kontoret. En bra körplan gör att flytten kan ske i jämnt flöde utan att någon står och väntar.

Märkningssystemet är viktigt. Varje kartong och möbel bör ha en tydlig etikett som visar avdelning och rum, så att bärpersonalen inte behöver fråga var något ska stå. Häng ritningar vid dörrarna på nya kontoret och använd färgade lappar på skrivborden så att möblerna hamnar rätt direkt. Det sparar timmar och minskar risken att saker får flyttas om efteråt.

Kommunikation under dagen är minst lika viktig som körplanen. Ha en kontaktperson som svarar på frågor, hanterar oväntade situationer och informerar personalen om hur det går. Skicka gärna ett kort meddelande när flytten är klar och kontoret öppnas, med information om var man hittar sin arbetsplats, hur man loggar in och vem man kontaktar vid problem.

En enkel välkomstlapp på varje skrivbord med inloggningsinstruktioner och kontaktuppgifter till IT-ansvarig gör att första dagen blir lugnare för alla.

Så planerar Tunggruppen en snabb och smidig kontorsflytt

Tunggruppen drivs av Flytteliten i Stockholm AB, org.nr 556762-1122, godkänt för F-skatt som du kan kontrollera hos Skatteverket. Vi hjälper kontor i Stockholm med omnejd att flytta med minimalt avbrott, och vi arbetar dygnet runt så att flytten kan läggas utanför ordinarie arbetstid. Du lämnar uppgifter om lokalerna, antal arbetsplatser, åtkomst och önskad tid, och får pris innan vi startar.

Vi tar hand om lastning, transport, bärhjälp, montering och bortforsling av sådant som inte ska med. Har du tunga föremål, känslig utrustning eller något som måste lyftas utanför fasaden har vi egen kranbil som kan underlätta. Kombinera gärna flytten med en genomgång av checklistan för kontorsflytt, så att förberedelserna är klara när bilarna kommer.

Om du är osäker på hur lång tid just ditt kontor behöver kan vi göra en bedömning utifrån planlösning, antal våningar och vad som ska flyttas. Det ger en mer pålitlig tidsram än generella tumregler, och du kan planera verksamheten därefter. Hör av dig i god tid, så blir flytten ett genomtänkt projekt snarare än ett stressmoment.