Kontorsflytt i Stockholm – hela kontoret flyttas

Den som flyttar kontor i Stockholms innerstad börjar sällan med själva lådorna. Först kommer frågan om hur man tar sig fram: ligger lokalen vid en gränd i Gamla stan, i ett äldre hus på Södermalm eller i en fastighet på Kungsholmen med tidsbegränsad lastzon utanför porten? Det avgör hur flytten läggs upp, och därför ingår en genomgång av både nuvarande och nya lokaler när vi tar oss an en kontorsflytt i Stockholm.

I praktiken betyder en kontorsflytt att varje arbetsplats får en egen märkning. Skrivbord, skärmar, dockor, stolar och personliga saker kodas per avdelning och per person, så att hela kontoret kan sättas samman på ny adress utan att någon letar efter sitt tangentbord eller sin pärm. I huskroppar med många våningar och liten hiss lastar vi i en genomtänkt ordning, så att vi inte går samma trappa flera gånger med halvfulla vagnar.

Möbler som inte ryms i hissen eller trapphuset tas isär. Konferensbord, höj- och sänkbara skrivbord och långa skåpsektioner demonteras, skruvar och beslag läggs i märkta påsar per möbel, och allt monteras ihop igen vid inflyttningen. Skärmväggar och glaspartier skyddas innan de bärs genom trånga passager, vilket är vardag i äldre innerstadsfastigheter med smala dörrar och vinklade trapplopp.

Arkiv och it kräver egen hantering. Pärmar numreras i ordning och förs över i lådor som står kvar i rätt följd, och tunga arkivskåp tömmas eller säkras efter behov. Serverskåp och nätverksutrustning flyttas stående och spända, medan din it-ansvarige eller leverantör sköter urkoppling och inkoppling. Vi svarar för transporten och bärningen, inte för konfigurationen.

Flera kontor i city delar hus med andra hyresgäster, och då samordnar vi hissbokning, portkoder och skyddstäckning med fastighetsvärden i förväg. Efter flytten går vi igenom att varje arbetsplats står där planen säger, tar med oss tomma kartonger och lämnar de gamla lokalerna i skick för överlämningen. Personalen kan sätta sig vid sina platser första morgonen.

Äldre kontorsfastigheter i Vasastan och på Östermalm har ibland vinklade trapplopp där ett skrivbord måste vridas i flera led. Vi provar passagen före flyttdagen med mått i stället för att prova på plats, och tar till demontering när måtten inte räcker. Det sparar tid i hissen, som många hyresgäster delar och som sällan får blockeras länge.

Stockholm är en tät stad där logistiken styr hela flytten. Ligger ditt kontor i Gamla stan når du ofta inte fram med en stor bil hela vägen, eftersom gränderna är smala och kullerstensgatorna kräver försiktig körning. På Södermalm är backarna branta och trottoarerna smala, och på Norrmalm och Östermalm finns tidsbegränsade lastzoner där bilen inte får stå hur länge som helst.

Vi tar därför reda på tillgänglig lastplats, avstånd mellan bil och entré och eventuella krav från fastighetsägaren, och bokar tillstånd i god tid. Vägen mellan lokalerna väljs med hänsyn till Centralbron, Essingeleden och rusningstrafiken, så att körningen inte fastnar i kö en onödig stund.

Många kontor i innerstaden ligger i byggnader som från början var bostadshus, och därför är trapphusen smala och hissarna små. En hiss som tar fyra personer rymmer sällan ett konferensbord eller ett högt arkivskåp, vilket betyder att möbler ska demonteras, vinklas eller i vissa fall bäras via trappan.

Vi mäter hissdörrar, svängar i trapphus och dörrbredder innan flyttdagen. Bostadsrättsföreningar och fastighetsägare har ofta egna regler för skyddstäckning av golv, hiss och trapphus, och vi lägger skydd där det krävs.

Stockholms kontor ligger dessutom nära varandra, och två flyttar i samma kvarter kan krocka om lastplatsen är begränsad. Genom att flytta på kvällen eller helgen får vi lättare tillgång till gatan och minskar störningen för grannar och kollegor i huset. Det passar också verksamheter som inte kan stå stilla en vardag, till exempel byråer, mottagningar och kunskapsföretag.

För många Stockholmsföretag är också sista dagen i de gamla lokalerna en tidsfråga, eftersom hyresavtalet löper ut och lokalen ska lämnas tom och städad. Vi lägger planen baklänges från överlämningsdatumet, så att både uttransport och eventuell flytt av bortskaffade möbler hinner bli klara. Kommer fastigheten med krav på besiktning eller skadekontroll vid avflytt, är det bra att ha dokumenterat skicket på golv och väggar innan arbetet startar.

Kontor i city har ofta små lastgårdar och portar med begränsad takhöjd. Det avgör vilken bil som kan backa in och om vi lastar direkt på gatan. Genom att veta det i förväg undviker vi omlastning och onödiga bärsträckor, och du slipper betala för tid som inte behövs.

När kontoret ligger bakom en port på Södermalm eller i ett trapphus på Östermalm räcker det inte med goda avsikter. Då behövs ett bolag som har ordning på pappren och på fordonen. Tunggruppen drivs av Flytteliten i Stockholm AB, organisationsnummer 556762-1122, och är godkänt för F-skatt, vilket du själv kan kontrollera hos Skatteverket.

Innerstadens lastzoner och parkeringsregler gör att flytten ofta måste ske när gatan är fri. Vi arbetar dygnet runt, så en kontorsflytt i Stockholm kan läggas på en sen kväll eller under en helg, när trapphuset är tomt och hissen inte behövs av någon annan. Bokningen av lastzon gör vi tillsammans med dig i förväg.

Pris lämnas innan arbetet börjar. Du får veta vad flytten innebär innan en enda låda lyfts, och kan ta ställning utan att vänta på en faktura. Behöver ett skåp eller en kassakista ner från en balkong eller upp över en fasad finns egen kranbil, och då slipper du beställa en separat kran och samordna två bolag på gatan.

Vi vet att en kontorsflytt berör hela organisationen. Därför får du en tydlig kontaktväg, en genomgång av lokalerna och en plan som visar vad som flyttas, i vilken ordning och av vem. Vem som sitter var, vilka skåp som används varje dag och vilka rum som måste fungera först tar vi reda på innan flyttdagen.

Har ni många medarbetare brukar vi föreslå etapper, där en avdelning i taget flyttas och verksamheten rullar vidare. Det kräver planering, men ger ett lugnare förlopp än en enda stor insats och passar särskilt kontor i flervåningshus med delad hiss.

Hör av dig med adresser, ungefärlig mängd inventarier och önskat datum, så återkommer vi med ett förslag på tidplan och pris för kontorsflytt i Stockholm. Du behöver inte ha allt klart, vi hjälper till att ordna frågorna i rätt följd.